149.

RECEPCJA WITA CIĘ

...w budynku użyteczności publicznej lub w budynku biurowym, do którego przychodzi wielu ludzi, w SAMORZĄDNYCH WARSZTATACH I BIURACH (80), DROBNYCH USŁUGACH BEZ BIUROKRACJI (81), GOSPODZIE PODRÓŻNIKA (91), ELASTYCZNEJ PRZESTRZENI BIUROWEJ (146) zasadniczą rolę odgrywa miejsce wewnątrz POMIESZCZENIA WEJŚCIOWEGO (130). Już od samego początku trzeba zadbać o jego odpowiednią atmosferę. Niniejszy wzorzec został zaproponowany po raz pierwszy przez Clyde'a Dorsetta z amerykańskiego Narodowego Instytutu Zdrowia Psychicznego w ramach programu dla lokalnych ośrodków zdrowia psychicznego.

***

Czy zdarzyło ci się kiedyś wejść do budynku użyteczności publicznej i zostać potraktowanym przez recepcjonistę jak przedmiot?

Kiedy chcemy, żeby ktoś się poczuł swobodnie, musimy potraktować go tak, jakbyśmy witali go we własnym domu. Trzeba do niego podejść, powitać, wziąć od niego okrycie, zaproponować, żeby usiadł, poczęstować czymś do picia lub do jedzenia.

W większości instytucji osoba przybywająca musi podejść do recepcjonisty. Ten zaś przeważnie jest bierny i nic nie proponuje. Jeżeli rolą recepcjonisty jest witanie gości, musi on zapoczątkować działanie — podejść i przywitać whodzącego, zaproponować, by usiadł, coś zjadł, zajął miejsce przy kominku, wypił kawę. Ponieważ liczy się pierwsze wrażenie, właśnie z taką życzliwą atmosferą powinien zetknąć się człowiek, który przychodzi do instytucji.

Pięknym, znanym nam przykładem jest recepcja hotelu Browns w Londynie. Do hotelu wchodzi się przez małe, skromne wejście, przypominające wejście do domu. Następnie przechodzi się przez kilka pomieszczeń i trafia pomieszczenia centralnego, w którym stoją dwa stare biurka. Recepcjonista wychodzi z biura znajdującego się w głębi, proponuje wygodny fotel stojący przy jednym z biurek i siada obok, czekając, aż wypełnimy księgę gości.

Większość recepcji nie oferuje usług takiej jakości, ponieważ lada recepcyjna tworzy barierę, a ponadto — wraz z pozostałym wyposażeniem recepcji — przyczynia się do powstania oficjalnej atmosfery, która ma niewiele wspólnego z nastrojem ciepłego powitania.

Dlatego:

Zaaranżuj od razu w danym wejściu serię powitalnych elementów — wygodne krzesła, kominek, przekąski, kawę. Ladę recepcji ustaw tak, żeby nie znajdowała się między recepcjonistą a miejscem powitań, ale z boku, pod pewnym kątem, tak żeby recepcjonista lub recepcjonistka mogli wstać i podejść do wchodzących ludzi, pozdrowić ich i poprosić, by usiedli.

***

Bardzo starannie wybierz miejsce na kominek, żeby stanowił centrum i ognisko — OGIEŃ (181). Stwórz przestrzeń pracy dla recepcjonisty, gdzie będzie się czuł dobrze w trakcie swoich zajęć, a jednocześnie dawał odczuć gościom, że są mile widziani WYDZIELONE MIEJSCE DO PRACY (183). Zapewnij recepcji ŚWIATŁO Z DWÓCH STRON W KAŻDYM POKOJU (159). Dodaj wnękę lub siedzenie przy oknie dla oczekujących — MIEJSCE DO CZEKANIA (150), ALKOWY (179), MIEJSCE PRZYOKIENNE (180). Pamiętaj o tym, żeby sam punkt recepcyny był jaśniejszy niż otaczające obszary — GOBELIN ZE ŚWIATŁA I MROKU (135). Kształtując przestrzeń recepcyjną, zacznij od wzorca KSZTAŁT PRZESTRZENI WEWNĘTRZNEJ (191)...